Блог

С 1 апреля 2025 года вступает в силу новый формат универсального передаточного документа (УПД), установленный приказом № 970. Эти изменения направлены на упрощение и оптимизацию работы с документами, особенно в контексте электронного документооборота (ЭДО). Давайте разберемся, что именно изменилось и как подготовиться к новым требованиям.

Почему нужен новый формат УПД?

Формат УПД 970 — это долгожданное обновление, которое призвано упростить работу с документами и сделать электронный документооборот (ЭДО) более эффективным. Он отвечает на запросы компаний, которые искали более удобный и универсальный способ работы. Основные улучшения включают:

1. Объединение товаров в одном документе. Теперь в одном УПД можно объединить товары с маркировкой и подлежащие прослеживаемости, не создавая дополнительных файлов. Это значительно упрощает процесс работы с документами и сокращает время на их оформление.
2. Единые реквизиты. Вместо уникальных тегов для каждого основания теперь используются единые реквизиты. Это упрощает процесс интеграции ЭДО в компании и делает его более гибким и точным.

Ключевые изменения в УПД

1. Статусы УПД. Новая форма УПД может иметь два статуса:
   1. Статус 1: документ заменяет и счет-фактуру, и передаточный акт.
   1. Статус 2: УПД используется только как передаточный документ (без функции счета-фактуры).

Организация вправе применять оба статуса в зависимости от ситуации.

Перед тем как начать использовать УПД, необходимо согласовать этот вопрос с каждым контрагентом. Это важно, потому что не все компании готовы принимать УПД вместо традиционных счетов-фактур и первичных документов. Согласование можно провести в устной форме, но лучше всего закрепить его письменно. Для этого рекомендуется включить соответствующий пункт в договор, приложение или дополнительное соглашение.

• Новые ставки НДС для УСН. Введены ставки 5% и 7%, а также расчетные значения 5/105 и 7/107, что позволяет более точно учитывать налоговые обязательства и упрощает расчеты.
• Новые идентификаторы для товаров. В УПД теперь можно указывать маркированные и прослеживаемые товары одновременно. Для этого введены специальные коды:

• N2 — для прослеживаемых товаров;
• N3 — для маркированных товаров;
• N4 — для алкоголя, подлежащего маркировке.

Это позволяет более точно идентифицировать товары и упростить процесс учета.

• Использование УПД для внутренних операций. УПД можно использовать не только для продажи товаров, но и для внутренних операций, таких как передача имущества на ответственное хранение или перемещение между складами. Для этого в форме нужно указать соответствующий код.
• Учет операций комиссионеров. В электронный формат УПД добавлены поля для указания сведений о сделках, совершаемых посредником от своего имени. Это позволяет более точно отражать операции, связанные с комиссионной торговлей.
• Корректировки и ссылки на первоначальный документ. Теперь можно вносить исправления в УПД и указывать реквизиты исходного документа для упрощения процесса корректировки и более точной отчетности.
• Изменения в строке 5а. В строке 5а теперь необходимо указывать номер, название и дату отгрузочного документа для более точного идентификации каждого документа и упрощения процесса проверки.
• Новая графа 14. В УПД появилась новая графа 14, в которой отражается полная стоимость прослеживаемых товаров в рублях (без копеек и НДС). Если УПД касается непрослеживаемых товаров, эта графа не заполняется.

Дополнительные коды операций

Появились новые коды операций:

• «1» — агентские договоры;
• «2» — предоплата;
• «3» — комиссионная торговля;
• «4» — операции налоговых агентов.

• Подпись документа в электронном виде по доверенности. Теперь можно использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) как основание для подписания документа в электронном виде. 
• Учет маркированных товаров. В УПД можно вносить GTIN (глобальный номер товарной продукции), номер партии и количество товара в упаковке. Это позволяет более точно учитывать маркированные товары и упрощает процесс проверки.
• Требования к электронной и бумажной версии УПД. Электронный УПД нужно подписывать только с помощью квалифицированной электронной подписи. Бумажный УПД подписывает вручную уполномоченный сотрудник. 

Рекомендации по внедрению нового формата УПД

Чтобы успешно перейти на новый формат УПД, рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Изучите новые требования. Ознакомьте сотрудников, ответственных за документооборот, с новыми требованиями и изменениями.
2. Согласуйте с контрагентами. Обсудите с партнерами переход на новый формат УПД и согласуйте его использование в договорах и дополнительных соглашениях.
3. Обновите программное обеспечение. Убедитесь, что ваша система ЭДО поддерживает новый формат УПД. При необходимости обновите программное обеспечение.
4. Проведите обучение сотрудников. Организуйте обучение для сотрудников, чтобы они могли эффективно работать с новым форматом УПД.
5. Проверьте правильность заполнения. Убедитесь, что все реквизиты заполняются корректно, особенно новые коды для товаров.

Переход на новый формат УПД требует внимательности и подготовки, но в долгосрочной перспективе он упростит документооборот и сделает его более эффективным.