Портфолио

Заказчик — ООО «Юл Таш».

«Юл Таш» входит в тройку крупнейших компаний по добыче инертных материалов в Татарстане. Компания располагает собственными месторождениями, заводами, 7 складами и автопарком из 50 грузовых автомобилей. С 2018 года «ЮлТаш» комплексно работает с нерудными материалами: добывает, производит, хранит и самостоятельно доставляет асфальт, щебень, ОПГС, песок и гравий

Это природные нерудные ископаемые, которые используются в гражданском, промышленном и дорожном строительстве. Например, строительный песок и гравийный щебень. Их компания добывает, производит, хранит и поставляет на строительные площадки или производства — как в Татарстане, так и в соседних регионах. Входит в «тройку» лидеров Поволжья в своей отрасли.

Зачем понадобилась автоматизация и как было до нее 

До начала проекта с «1С:Комплексная автоматизация» работали 4 специалиста «Юл Таш»: менеджер, бухгалтерия и руководство компании. Менеджеры вели коммуникацию с клиентами и перевозчиками — важная работа, поскольку любые задержки с отгрузкой материалов чреваты финансовыми потерями. До старта автоматизации этот процесс состоял из трех этапов: 

На первом менеджеру поступал заказ, он выписывал счет в 1С: Комплексная автоматизация на конкретную позицию и передавал клиенту. Документооборот велся по электронной почте, а после оплаты менеджер передавал данные о заказе диспетчеру, у которого нет 1С. 

На втором этапе диспетчер записывал в журнал все машины, которые приехали  от конкретного клиента. Здесь учитывались номер машины, вес (пустой и с грузом), отгружаемая позиция и вес товара. В конце дня диспетчер сводил итоговый вес и номенклатуру, которую вывез каждый клиент, затем отчет передавался менеджерам. 

На третьем этапе менеджер добавлял в 1С информацию по произведенным отгрузкам. Еще через день клиент интересовался остатком средств в предоплате, но специалисты компании могли увидеть только вчерашние отгрузки — за текущий день данные поступали вечером. Чтобы ответить на запрос, менеджерам приходилось связываться с диспетчерами на карьере, поскольку только они в перерыве между основной работой могли предоставить актуальные данные. Порой этот процесс занимал от 40 минут до 2 часов. Если у клиента было более 2 заказов (песок, щебень, гравий) — до 4 часов. 

Почему такой подход к использованию 1С работал неэффективно

Конечно, такой процесс не устраивал руководство компании. Речь была не только о задержке во времени, были и другие сложности. В частности: 

Риск пересорта. Когда машина приезжала на карьер, диспетчер только при выезде узнавал, что именно в нее загрузили. Пересорт случался достаточно часто.

Временные издержки. Клиент получал информацию о количестве отгруженного товара с опозданием в день-два. Если у него было несколько строек и десятки машин, то задержка в получении информации вызывала проблемы на объектах. 

Трата ресурсов. Прежде всего это перегрузы сверх оплаченных лимитов — долгие сверки расчетов, работа с дебиторской задолженностью.

С чего начинали и что изменилось после старта проекта 

Проект автоматизации реализовывали в течение 5 месяцев. Все новации внедрялись по каскадной модели. В команду проекта включили аналитика, архитектора, двух разработчиков и руководителя, который курировал все процессы. 

У команды было четыре ключевых задачи:  

• трансформация работы в 1С, 
• разработка и запуск мобильного приложения, 
• интеграция промышленных весов и видеонаблюдения в 1С, 
• разработка и запуск системы штрих-кодирования. 

Что изменилось в 1С

Для улучшения работы в 1С установили 7 дополнительных рабочих мест программы: 1С:«Комплексная автоматизация» на карьере и всем менеджерам в офисе. Диспетчеры перестали писать в журналы данные машин и веса. Сегодня все данные поступают автоматически на экран диспетчера. Эту же информацию могут видеть в системе 1С менеджеры и руководство.

Чем помогло мобильное приложение

В новом мобильном приложении появился личный кабинет для каждого клиента. В нем можно выписать счет, сделать заказ, отменить заказ, перезачесть деньги с баланса на другой заказ (счет), а также получить информацию по балансу и лимиту (отгрузка без оплаты). За счет этого удалось оптимизировать рутинные процессы, уменьшив тем самым ФОТ отдела продаж на 30%. Часть менеджеров начали заниматься активным прозвоном новых клиентов, за счет чего клиентская база увеличилась на 17%. 

Для чего интегрировали весы и видеонаблюдение в 1С

Интеграция промышленных весов  и видеонаблюдения в 1С позволила автоматически и без ошибок получать данные автомобиля и его вес (пустой и груженной машины), а после сопоставлять данные машины и заказа, за которым она приехала — вся информация наглядно представлена в 1С. 

Почему решили внедрить штрих-кодирование

Систему штрих-кодирования внедрили для учета отгрузки. Установили сканеры и мониторы для работы с QR-кодами, которые получали водители из личного кабинета. Теперь QR-код хранит всю необходимую информацию о заказе и его оплате.

С какими сложностями столкнулись во время автоматизации и как решили

Проект автоматизации для «Юл Таш» стал инновационным, поскольку позволил трансформировать бизнес-модель компании. После реализации проекта часть работы менеджеров по продажам была делегирована клиентам и специалисты смогли увеличить свою продуктивность. Что касается сложностей, их было две — небольшие поломки и боязнь перемен. 

Поломки. На карьере достаточно часто отключались или ломались сканеры и уличные мониторы. Это «живой» промышленный объект, поэтому такие ситуации не удивительны — они возникали из-за скачков напряжения. Было решено выполнить заземление и установить источники бесперебойного питания — такая небольшая модернизация избавила от риска поломок.  

Боязнь перемен. Еще одна сложность состояла в сопротивлении изменениям. После запуска проекта в сезон у клиента упали продажи на 20%. Так водители саботировали нововведения. Однако уже через 2 месяца все «староверы» вынуждены были вернуться. Руководство «Юл Таш», в свою очередь, ни минуты не сомневалось в успехе проекта автоматизации. Одна из ключевых фраз после реализации — «Мы на 10 лет обогнали конкурентов».

Что изменилось в работе компании после автоматизации

Работать стало проще. Автоматизация упростила большую часть рабочих процессов. Теперь клиенты компании регистрируются на сайте и получают доступ к собственному ЛК, через который и ведется вся работа. Данные клиента связываются с 1С. После регистрации клиент может создать заказ  самостоятельно, сформировав счет, или, если баланс положительный, просто сделать заказ на нужный товар. Информация о заказах дублируется в 1С.  

 

Меньше шансов на ошибки. На каждый заказ формируется свой QR-код, в который занесена вся информация о клиенте, закупаемой номенклатуре, количестве и оплате. Этот QR-код передается водителю на телефон или в распечатанном виде. До заезда на погрузку машина встает на весы, где фиксируется ее вес и номер, а данные передаются в 1С. Водитель подносит QR-код к считывателю, понимает за каким материалом он приехал и сколько необходимо загрузить. Диспетчер, в свою очередь, может оценить данные по клиенту и заказу. При положительном балансе клиента открывается шлагбаум — в ином случае водитель не допускается на погрузку.

QR-код и все необходимые данные считываются и при выезде машины. Вся важная информация поступает в 1С и личный кабинет клиента. На этом этапе видно, существует ли перегруз по заказу и лимиту. Если клиент «злостный дебиторщик», то можно поставить ограничение на выезд с перегрузом и шлагбаум не откроется, а водитель вернется на  разгрузку лишнего объема. Если перелимит у клиента разрешен, то машина выезжает, но на всю сумму отгрузки автоматически выписывается реализация. Иными словами в личном кабинете клиента тут же появляется дебиторская задолженность и для формирования следующего заказа необходимо будет пополнить счет через ЛК. 

Экономия во всем. На все отгрузки автоматически формируются реализации, которые отображаются в реальном времени в 1С и в ЛК клиента. Если у клиента несколько объектов строительства, то можно в режиме онлайн увидеть на какой объект, сколько машин и какого товара отправилось. Если на открытых заказах остались небольшие остатки по деньгам (недостаточные для отгрузки целиком машины), то одной кнопкой  в личном кабинете можно сгенерировать взаимозачеты, закрыть все такие заказы, а освободившиеся деньги направить на новый заказ или сформировать долг. 

Оперативность. Клиент-банк интегрирован с 1С, а кроме этого обмен настроен и с личным кабинетом клиента, что позволяет видеть любые операции с платежами через 3-6 минут в ЛК.

Ресурсы в нужное русло. После автоматизации все операции клиент Заказчика делает самостоятельно. Это позволило компании отформатировать работу отдела продаж, перенаправив энергию менеджеров на поиск новых клиентов. 

Прозрачная оплата. После автоматизации системы оплаты, данные клиент-банка стали подгружаться за несколько минут. Кроме того, теперь менеджеры могут устанавливать лимиты для клиентов с пост оплатой — понадобятся только фото или скан платежного документа, все изменения можно внести в личном кабинете.

Ключевые цифры проекта автоматизации 

30% — сокращение ФОТ менеджеров 

80% — сокращение трудозатрат в подразделениях на 

40% — ускорение обработки заказов

7% — снижение объемов складских запасов 

35% — сокращение просроченной дебиторской задолженности